Email hay E-mail là từ viết tắt của cụm từ Electronic Mail có nghĩa là hòm thư điện tử trong tiếng Việt. Địa chỉ Email là hòm thư có chức năng gửi và nhận thư qua mạng máy tính. Sự xuất hiện của Email mang lại rất nhiều lợi ích trong công việc cũng như cuộc sống của con người.
Nhờ có địa chỉ Email, bạn không cần mất công ra bưu điện gửi thư và đợi phản hồi lâu như trước. Với địa chỉ Email bạn có thể gửi và nhận thư phản hồi tức thì ngay tại nhà.

– Ưu điểm của địa chỉ Email
+ Tiết kiệm thời gian: Một lá thư thông thường khi gửi đi sẽ phải mất một thời gian khá lâu để đến tay người nhận. Thế nhưng với địa chỉ Email, chỉ cần vài giây là người nhận đã có thể nhận được thông tin mà không cần phải chờ đợi quá lâu như cách gửi truyền thống
+ Tiết kiệm chi phí: Đối với những lá thư truyền thống, bạn cần bỏ tiền để mua tem để gửi đến cho người nhận. Nhưng với Email, bạn sẽ không cần tốn bất kỳ khoản chi phí nào. Bạn chỉ cần soạn thảo trên máy tính và gửi đi
+ Chứa nhiều dạng thông tin: Nếu như với thư tay, tất cả những gì bạn có thể gửi đi là thông tin chữ viết thì giờ đây với địa chỉ Email bạn có thể đính kèm các loại tập tin khác nhau từ hình ảnh, video đến các tệp âm thanh,…
+ Tính bảo mật cao: Mỗi một địa chỉ Email sẽ luôn có một mật khẩu riêng do chính chủ sở hữu đặt ra. Do đó, chỉ khi có mật khẩu thì mới có thể đăng nhập Email, nếu không thì bạn sẽ không thể xem được bất cứ thông tin gì
– Nhược điểm của địa chỉ Email:
+ Có thể chứa virus: Có rất nhiều bức thư có thể chứa các tệp tin có virus, người dùng cần cẩn trọng khi mở Email từ những người bạn không biết hoặc khi yêu cầu tải xuống tệp đính kèm để tránh bị virus
+ Gây hiểu lầm: Địa chỉ Email không thể hiện lời nói hay bộc lộ cảm xúc nên người nhận có thể hiểu sai thông điệp của người gửi
+ Quảng cáo làm phiền: Người dùng thường bị các tin nhắn spam, quảng cáo làm phiền hoặc bị mất các thư quan trọng do thư rác. Bạn nên tìm hiểu cách chặn tin nhắn rác nếu như không muốn bị chúng gây khó chịu.
+ Giới hạn lưu trữ: Đa phần các dịch vụ Email miễn phí đều bị giới hạn dung lượng lưu trữ dẫn đến việc bạn có thể không nhận được hoặc buộc phải xóa những thư quan trọng do hộp thư đến đã đầy.

– Email cá nhân
Email cá nhân là tài khoản của mỗi cá nhân, đuôi Email là dạng tên miền của nhà cung cấp, ví dụ: @yahoo.com, @gmail.com,… Trong kinh doanh, nếu nhân viên sử dụng địa chỉ Email cá nhân để làm việc thì các dữ liệu, thông tin của công ty sẽ nằm trên Email này và công ty không thể quản lý được. Điều đó dẫn đến khi nhân viên nghỉ việc thì công ty cũng có thể bị mất luôn các thông tin, dữ liệu này,…
– Email doanh nghiệp
Email doanh nghiệp là tài khoản có đuôi Email gắn liền với tên miền doanh nghiệp. Email này được công ty cấp cho từng nhân viên sử dụng để giao tiếp trong công việc như gửi thư cho khách hàng, đối tác,… Nếu nhân viên nghỉ việc công ty vẫn có thể thu hồi Email về và đảm bảo các dữ liệu, thông tin cũng như trong phạm vi an toàn.
– Email Marketing
Email Marketing là công cụ của Marketing, là cách tiếp cận, quảng bá sản phẩm hoặc dịch vụ thông qua Email.
Email Marketing rất hiệu quả cho các chiến dịch quảng bá sản phẩm chăm sóc khách hàng, mang khách hàng đến với gần thương hiệu hơn.

Đưa tên miền vào email là quy tắc quan trọng nhất khi tạo lập một địa chỉ email chuyên nghiệp. Email có tên miền sẽ gắn liền với một doanh nghiệp minh bạch về mặt pháp lý và hiển nhiên, điều này đồng nghĩa với việc địa chỉ email của bạn được đánh giá là đáng tin hơn.
Thay vì sử dụng email có dạng username@gmail.com, hãy dùng email dạng username@tên miền. Sử dụng tên miền trong địa chỉ email giúp mang lại khả năng tùy chỉnh cao, linh hoạt trong sử dụng công cụ, quản lý tốt, tránh bị đánh dấu spam,… Cụ thể:
+ Địa chỉ email có tên miền giúp việc sử dụng các tính năng trên Outlook, Outlook Express,… đơn giản, dễ dàng hơn.
+ Cho phép quản trị viên tiến hành các thay đổi khi có sự biến động về nhân sự (email của doanh nghiệp).
+ Địa chỉ Email có tên miền uy tín hơn, khả năng bị Google đánh dấu spam, junk mail thấp hơn.
+ Linh động trong truy cập, bạn có thể truy cập vào email tại bất cứ đâu bằng các thiết bị thông minh, có kết nối mạng khi tích hợp webmail.
+ Địa chỉ email chuyên nghiệp cho phép quản lý, kiểm soát nội dung của các email gửi đi/nhận về mà vẫn đảm bảo về nhu cầu bảo mật.

– Cc và Bcc
Carbon copy và Blind carbon copy chính là từ đầy đủ của CC và BCC. Công dụng của 2 mục CC trong email là dùng để gửi cho nhiều người cùng lúc. Còn BBC cũng tương tự như thế. Nhưng BBC hơn CC ở chỗ người gửi nếu chọn gửi bằng CC thì người nhận họ sẽ biết người gửi đã gửi mail đến những địa chỉ email nào nữa. Còn ở BBC thì người nhận sẽ chỉ thấy mỗi mình là người nhận thư.
– Junk mail, Bulk mail, Spam
Junk mail, Bulk mail, Spam mail 3 từ này nói chung là để phân loại các thư rác. Các thư rác là những thư nhầm mục đích quảng cáo hay lừa đảo được gửi hàng loạt và bị đưa vào đây. Tuy nhiên cũng có một số trường hợp bị nhận nhầm và đưa vào đây.
– POP3, IMAP
POP3, IMAP đây là 2 giao thức để nhận email về máy qua mail client. Điểm khác nhau chính là POP3 sẽ tải email về máy tính, điện thoại, thiết bị bạn cài đặt POP3.
Còn IMAP sẽ ánh xạ( nói nôm na là hiển thị y chang như hộp mail của bạn trang web) về máy bạn. Mọi thứ làm máy bạn sẽ ảnh hưởng hộp thư của bạn. Còn POP3 thì không bị ảnh hưởng.